Privacyreglement

Inleiding

Dit privacyreglement dient voor ConFront Coaching en Training, praktijk voor coaching, loopbaanbegeleiding en training als basis voor het omgaan met de privacy en de gegevensverwerking van haar klanten. Dit reglement voldoet aan de wettelijke eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens - hierna kortweg WBP genoemd - hier aan stelt. Het reglement is per 1 september 2008 in werking getreden en is bij de Verantwoordelijke in te zien.

Artikel 1 Algemene begripsbepalingen
Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald hebben termen, die in dit reglement worden gebruikt, de betekenis die de WBP daaraan toekent.
1.1 Persoonsgegevens:
Elk gegeven betreffende een geÔdentificeerde persoon.
1.2 Verwerking van persoonsgegevens:
Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, vestrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.
1.3 Verantwoordelijke:
ConFront Coaching en Training, namens wie, al dan niet samen met anderen, ter verwezenlijking van haar doelstelling verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt.
1.4 Bewerker:
Degene die ten behoeve van de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.
1.5 Gebruiker van persoonsgegevens:
Degene die, als medewerker of anderszins, geautoriseerd is door of namens de verantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken.
1.6 Betrokkene:
Degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
1.7 Opdrachtgever:
Een natuurlijke of rechtspersoon die aan de Verantwoordelijke een opdracht tot dienstverlening heeft gegeven.
1.8 Derden:
Ieder, niet zijnde de Betrokkene, de Verantwoordelijke, de Gebruiker of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of namens de Bewerker gemachtigd is persoonsgegevens te verwerken.
1.9 Toestemming van de Betrokkene:
Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de Betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
1.10 Bijzondere gegevens:
Bijzondere gegevens zijn alle medische gegevens betreffende de Betrokkene.

Artikel 2 Reikwijdte
2.1 Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens van klanten door of namens de Verantwoordelijke.

Artikel 3 Doel van de verwerking van persoonsgegevens
3.1 De Verantwoordelijke verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doelen:
3.1.1 Het bevorderen van de re-integratie van geheel of gedeeltelijk zieke en of arbeidsgehandicapte klanten die in dienst van een opdrachtgever zijn uitgevallen binnen de organisatie van opdrachtgever dan wel een andere organisatie;
3.1.2 Het komen tot arbeidsparticipatie van klanten die al dan niet verkeren in een uitkeringssituatie.
In het bijzonder:
3.1.2.1 De beoordeling van de geschiktheid van een klant voor het verrichten van werkzaamheden bij de eigen en/of potentiŽle nieuwe werkgever aan de hand van criteria zoals genoten opleiding, opgedane werkervaring, eventuele medische of psychische beperkingen en voorkeur voor bepaalde werkzaamheden;
3.1.2.2 Het begeleiden in de terugkeer naar de eigen werkplek en de oude functie bij eigen werkgever, tevens opdrachtgever, al dan niet in aangepast vorm;
3.1.2.3 Het begeleiden naar passende werkzaamheden anders dan de eigen werkzaamheden binnen de organisatie van de eigen werkgever c.q. opdrachtgever;
3.1.2.4 Het begeleiden naar passende duurzame arbeid bij een nieuwe werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht;
3.1.2.5 Het vanuit een uitkeringssituatie begeleiden van een klant naar passende arbeid bij een werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht voor de duur van minimaal 6 maanden, of een vorm van gesubsidieerde arbeid of andere vorm van participatie al naar gelang de afspraken met opdrachtgever;
3.1.2.6 De administratieve afhandeling rond bovengenoemde punten, waaronder rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever;
3.1.2.7 Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen zoals fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving.
3.2 Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in overeenstemming met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Artikel 4 Verwerking van persoonsgegevens
4.1 De verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement.
4.2 De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technisch en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
4.3 Persoonsgegevens worden verwerkt indien en voor zover de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij si, of in het kader van een overeenkomst tussen Opdrachtgever en de Verantwoordelijke in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie dan wel vanwege de nakoming van een wettelijke verplichting waaraan de Verantwoordelijke onderworpen is.
4.4 De verwerking van gegevens in zake de gezondheid genieten specifieke aandacht. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of voor re-integratie of begeleiding van de Betrokkene†in verband met ziekte of arbeidshandicap. Medische gegevens worden aangemerkt als Bijzondere Gegevens. De aard van deze gegevens brengt met zich mee dat de verwerking ervan een grote inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. Op basis van de WPB kan de Verantwoordelijke "Bijzondere Gegevens" voor re-integratiedoeleinden verwerken, zonder dat zij daar toestemming voor nodig heeft van de Betrokkene. De Verantwoordelijke is op het moment van de verwerking verplicht de Betrokkene te informeren over de verwerking van deze gegevens.

Artikel 5 Toegang tot de persoonsgegevens
5.1 Uitsluitend Gebruikers van persoonsgegevens hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Iedere Gebruiker van persoonsgegevens heeft een strikte geheimhoudingsplicht ter zake van de gegevens waarvan hij op grond van die toegang kennis neemt.
5.2 Derden hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en zijn op gelijke wijze als de Gebruikers van de persoonsgegevens gehouden aan de geheimhoudingsplicht en de inhoud van dit reglement.

Artikel 6 Beveiliging van persoonsgegevens
6.1 Door de Verantwoordelijke wordt zorgvuldig omgegaan met persoonsgegevens. Hiertoe worden de persoonsgegevens op adequate wijze beveiligd.
6.2 De Verantwoordelijke ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens worden opgesteld en nageleefd.

Artikel 7 Verstrekking van persoonsgegevens
7.1 Tenzij dat noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift, dan wel ter uitvoering van een overeenkomst in het kader van een al dan niet wettelijke verplichting tot re-integratie, is voor verstrekking van persoonsgegevens aan Derden de voorafgaande toestemming nodig van de Betrokkene.
7.2 De Verantwoordelijke kan in het kader van een wettelijke verplichting, verplicht zijn gegevens van Betrokkene aan Derden te verstrekken in het kader van de re-integratie activiteiten. Voor deze verstrekking is geen toestemming vereist van Betrokkene. Het terugmelden van persoonsgegevens door of namens de Verantwoordelijke aan de Opdrachtgever is toegestaan voor zover het persoonsgegevens betreft welke een rechtstreeks verband houden met het doel en/of de door Opdrachtgever aan de Verantwoordelijke verstrekte opdracht.

Artikel 8 Inzage van opgenomen gegevens
8.1 De Betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De Betrokkene dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen.
8.2 Aan een verzoek als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek voldaan.
8.3 Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan Betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich in voorkomende gevallen te kunnen legitimeren en/of hun bevoegdheid aan te tonen.
8.4 De Verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen indien dit noodzakelijk is voor de bescherming van de Betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten.
8.5 Voor de verzending en verstrekking van afschriften mag een vergoeding in rekening worden gebracht. De hoogte van deze vergoeding is vastgelegd in het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP. Dit Besluit is als bijlage 1 bij dit reglement gevoegd.

Artikel 9 Aanvulling, correctie of verwijdering van opgenomen gegevens
9.1 Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door of namens Betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
9.2 Zijn opgenomen gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking, dan kan de Betrokkene een schriftelijk verzoek indienen bij de Verantwoordelijke waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens. De Verantwoordelijke beslist niet voordat de Gebruiker, dan wel de Bewerker die de gegevens heeft verzameld of diens opvolger of waarnemer, is gehoord.
9.3 Binnen vier weken na ontvangst van het in lid 2 bedoelde verzoek bericht de Verantwoordelijke de Betrokkene schriftelijk of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is altijd met redenen omkleed.
9.4 Verwijdering blijft achterwege indien een wettelijk voorschrift bewaring vereist.
9.5 De Verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
9.6 In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van Betrokkene de gegevens zijn verwijderd.

Artikel 10 Recht op verzet
10.1 Indien gegevens worden verwerkt in verband met de totstandkoming of de instandhouding van een directe relatie tussen de verantwoordelijke of een Derde en de Betrokkene met het oog op werving voor commerciŽle of charitatieve doelen, moet Betrokkene uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven voor deze verwerking. De Betrokkene kan tegen verwerking zonder uitdrukkelijke toestemming bij de Verantwoordelijke te allen tijde kosteloos verzet aantekenen.
10.2 De Verantwoordelijke zal in het geval van verzet maatregelen treffen om deze vorm van verwerking direct te beŽindigen.

Artikel 11 Bewaartermijnen
11.1 Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de Betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
11.2 Tenzij anders wordt bepaald eindigt de bewaartermijn twee jaar na het laatste contact door of namens de Verantwoordelijke met de Betrokkene.
11.3 Na beŽindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de Betrokkenen terug te herleiden persoonsgegevens twee jaar na de overeengekomen beŽindiging van de begeleiding van de Betrokkene verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven zeven jaar bewaard.

Artikel 12 Klachten
12.1 Indien de Betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of indien Betrokkene meent andere redenen tot klagen te† hebben, dient hij zich te wenden tot de Verantwoordelijke.
12.2 De Verantwoordelijke zal de klacht conform het Klachtenreglement van de Verantwoordelijke in behandeling nemen.

Bijlage 1

Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP
A. Betrokkene kan een verzoek indienen bij de Verantwoordelijke om aan Betrokkene kopieŽn te verstrekken van de persoonsgegevens van Betrokkene welke zijn verwerkt.
B. De Verantwoordelijke kan ter dekking van de kosten ter voldoening aan dit verzoek bedraagt Ä 0,23 per gekopieerde pagina met een maximum bedrag van Ä 4,50 per verzoek.
C. als de gegevens op een andere manier dan op papier worden verstrekt, mag de Verantwoordelijke een redelijke vergoeding in rekening brengen met dien verstande dat deze ten hoogste Ä 4,50 bedraagt.
D. Van het bepaalde onder C mag afgeweken worden door een vergoeding van ten hoogste Ä 22,50 te vragen als het afschrift uit meer dan honderd pagina's bestaat, of, als het bericht zeer moeilijk te verkrijgen is, en/of, onevenredig veel tijd kost vanwege de aard van verwerking hiervan. Bijvoorbeeld gegevens zijn alleen nog maar beschikbaar via back-up procedures of ondergebracht in een oud informatiesysteem.
E. De Verantwoordelijke mag voor de kosten voor het in behandeling nemen van een verzet zoals bedoeld in artikel 10 van het privacyreglement, een redelijke vergoeding in rekening brengen, met dien verstande dat deze ten hoogste Ä 4,50 bedraagt.