Effectiviteit: Tips voor tijdmanagement

Geplaatst op dinsdag 20 februari 2018 door Nelly de Jong

Tijd is voor ons allemaal het meest schaarse wat we in ons leven hebben. Ieder uur, iedere minuut, iedere seconde die voorbij tikt komt nooit maar dan ook nooit meer terug. Voorbij is voorbij.  En misschien is het je opgevallen, misschien ook niet, maar het tempo waarin de veranderingen elkaar opvolgen is de afgelopen decennia flink verhoogd. We leven in een periode van versnelling zou je kunnen zeggen. En daarnaast moeten we van alles van onszelf en van elkaar. We 'moeten' en willen allemaal steeds meer.... Studeren, een goede baan, een leuke relatie, kinderen, een eigen huis, twee keer per jaar op vakantie, en ga zo maar door. Dat houdt nooit op. Ieder moment dat je een behoefte hebt ingevuld is er al weer een nieuwe behoefte ontstaan. Behoeften die allemaal tijd kosten. Maar ja die tijd, die is dus beperkt. Daarom is het handig om slimme keuzes te maken zodat je zoveel mogelijk geniet en kunt halen uit die beperkte hoeveelheid tijd die we ter beschikking hebben. Ik heb hier wat tips in voor je.  

16 tips voor tijdmanagement:

Om zoveel mogelijk uit jezelf en je leven te halen vind je hieronder tips om op een effectieve manier met je tijd om te gaan.

1. Focus 

Al die verschillende dingen die je aandacht vragen leiden je vooral veel af van waar het echt om gaat. Je hopt van het ene in het andere. Begint aan tien dingen en maakt er misschien wel geen een af. Dat geeft niet de meeste genietmomenten en brengt je ook uiteindelijk geen echte voldoening. Stel daarom op regelmatige basis voor jezelf vast wat je belangrijkste doelen zijn. Maak eventueel een bucketlist. Een 100 wensenlijst en bepaal regelmatig je prioriteiten. Dit zorgt voor de juiste focus en houdt je aandacht op de juiste dingen gericht. Voorbeelden voor je 100 wensenlijst nodig? Hier vind je ze.

2. To do

Maak en ververs regelmatig een 'to do' lijstje. Weg met de gele plakbriefjes. Zorg dat je voor jezelf een overzicht houdt van de dingen die nog gedaan willen worden. Houd er een boekje voor bij of maak in de takenlijst van je computer, tablet of telefoon een overzicht. Afstrepen van dingen die klaar zijn geeft je een goed gevoel. Je maakt er extra dopamine door aan, wat je een geluksgevoel bezorgt.

3. Ruim je bureau op

Op het werkblad van je bureau heb je alleen datgene waarmee je nu bezig bent liggen. De rest is op de juiste plaats opgeborgen. Misschien een lastige voor je, maar een opgeruimd bureau zorgt voor betere resultaten. Je wordt gewoon minder afgeleid. Ik moet eerlijk bekennen, dat me dat zelf niet iedere dag lukt. Maar ja het is wel waar dat elke keer dat mijn bureau weer is opgeruimd voel ik me ook weer een beetje meer opgeruimd. Ik heb alleen niet de discipline en ik ben wat meer chaotisch, waardoor dat nog altijd niet een vaste routine is...

4. Verse ideeën

Schuif je stoel eens anderhalve meter naar achteren als je vastzit in je werk. Je kijkt dan 'als nieuw' naar je werk. Dit zorgt voor nieuwe, verse ideeën waar je weer mee verder kunt. Of las een pauze in. Stap even letterlijk uit de situatie vandaan. Ontspan je een paar momenten en laat de ideeën naar je toe komen.

5. Wat is echt belangrijk voor mij?

Neem vijf minuten de tijd om de belangrijkste waarden die je in je werk en je leven wilt realiseren, op te schrijven. Als je namelijk niet weet wat echt belangrijk voor je is, dan is de kans groot dat de waan van de dag regeert en jij je laat meeslurpen in alles wat dringend is maar vooral niet belangrijk. Maak je lijstje en ga na of je prioriteiten dan nog kloppen. Zoniet, pas je prioriteiten aan! Je wilt echt niet weten hoe vaak het voorkomt dat ik klanten heb die het idee hebben dat ze omkomen in wat ze allemaal 'moeten' doen van zichzelf. En wat ze doen is vaak niet wat ze echt belangrijk vinden. Hoe zit het bijvoorbeeld met de tijd die je besteedt aan jezelf of aan je gezin? Als ik de vraag stel wat mensen in de laatste zes weken van hun leven willen doen, dan is dat nooit, maar dan ook echt nooit, dat ze meer tijd aan hun werk willen besteden. Waarom dan je geliefden en jezelf zo verwaarlozen??? Kies voor datgene dat er echt toe doet, want zoals gezegd: Je tijd komt nooit meer terug...

Als het belangrijk voor me is, geef ik het dan voldoende prioriteit?

6.  Het belangrijkste eerst

Start je werkdag met de belangrijke en grote taken in plaats van de kleintjes: eenmaal met de kleintjes begonnen, schieten de grote en belangrijke erbij in. Brian Tracy een Amerikaanse managementguru heeft er een boek over geschreven waarbij de titel veelzeggend is: Eat that frog. Oftewel: Eet je kikker eerst op. Anders dan hik je er de hele dag tegenaan en doe je het uiteindelijk misschien helemaal niet. Je verliest er je energie door en bezorgt jezelf een rotgevoel. Doe je eerst waar je tegenaan kijkt dan heb je al een van je succesverhalen van die dag te pakken. Bovendien draag je de stress van die vervelende taak nog moeten doen niet meer bij je en kun je de rest van de dag meer ontspannen doen wat je nog wilt doen.

7. Voel wat je voelt

Sta drie keer per dag (liefst op vaste momenten) stil bij wat je op dat moment VOELT. Dit helpt je je geest te scherpen en je bewustzijn te verruimen. En het zorgt er voor dat je in contact bent en blijft met jezelf en je lijf. Je voelt dan ook op tijd wat je nodig hebt. Om te voelen wat je voelt zul je jezelf even volledig tot stilstand moeten brengen. Letterlijk stil staan of liever zitten bij wat je waar voelt in je lichaam. Kriebelt je grote teen? Voel je je rug? Neem een moment de tijd om een snelle bodyscan te doen. Voel alle delen van je lichaam en ervaar hoe het met jou is? Meer lezen over hoe je een bodyscan doet? Lees dan verder in het artikel: Hoe kun je mediteren?

Man die mediteert met de tekst: Hoe kun je mediteren

8. Vier je successen

Heb je een klusje af, neem dan even de tijd om je te realiseren en te feliciteren dat je het hebt gedaan en voel je er tevreden over. Geef jezelf dat schouderklopje en bevestig jezelf dat je in staat bent afspraken met jezelf na te komen. Bij grotere successen mag je uitgebreider vieren en belonen! Meer over successen vieren kun je lezen in het artikel: Successen vieren

9. Stel niet langer uit, maar doe het nu!

Daag jezelf uit om de klus die je al zo vaak voor je uit hebt geschoven vandaag nog aan te pakken. Ervaar de voldoening van deze stap. Het is alsof er een hele zware last van je is afgevallen als je het klaar hebt. Uitstellen is niet per definitie niet effectief. Soms ben je in de tussenliggende tijd aan het broeden op iets en heb je een deadline nodig om tot het beste resultaat te komen. Maar dat geldt lang niet voor alles wat je geneigd bent uit te stellen. Waar mogelijk is dingen direct doen de beste oplossing.

10. In het hier en nu

Oefen je om bij een relatief eenvoudige taak je bewust te blijven van al je handelingen en gevoel. Gerichte, gefocuste aandacht zorgt voor de beste resultaten en brengt je in een toestand van flow. Om dat te kunnen bereiken helpen mindfulnessoefeningen of meditaties. Jezelf oefenen in met je aandacht in het hier en nu zijn is sowieso een belangrijke vaardigheid. Het is goed voor je gezondheid en zorgt ervoor dat je beter voor jezelf kunt zorgen.

11. Vrije agendaruimte

Houd minimaal 25% ruimte in je agenda voor lange termijn zaken. Door regelmatig te kijken naar hoe je je werk kunt optimaliseren, wordt je steeds effectiever. En door deze ruimte vrij te plannen, heb je eventueel ook een uitwijkmogelijkheid als er eens een keer iets tussendoor komt wat je niet had ingepland, maar wat wel prioriteit heeft. Houd daarom liefst een dag in de week vrij van afspraken. En neem deze dag de tijd om processen te optimaliseren. Om dingen te doen die niet dringend zijn, maar wel belangrijk. Kijk op deze dag naar: Welke terugkerende werkzaamheden kan ik op een simpeler manier organiseren? Wat heb ik daar dan nog in te doen? Doe ik nog de goede dingen? En doe ik de goede dingen op de goede manier? Dat is waar je deze tijd aan besteed. Als je dat al wat langer doet, zul je merken dat er belangrijke verschuivingen plaats vinden en dat je veel effectiever wordt in wat je doet.

In elk probleem schuilt ook een geschenk. Wat is er positief aan mijn probleem?

12. Versterk jezelf positief

Wees mild voor jezelf als je inschatting hoeveel tijd een taak kost niet klopte. Beloon jezelf als je inschatting goed was. Gebruik beloningen voor alles wat je goed doet. Het versterkt je geweldig, waardoor je moeiteloos steeds effectiever wordt. Jezelf straffen is herhaling van oud gedrag en levert je niets op. En mocht je er falikant naast zitten, leer er dan van en plan de volgende keer ruimer. Het is niet erg, sterker nog het is juist goed als er ook dingen niet goed gaan. Als alles altijd gaat zoals je wilt, dan is er geen uitdaging meer en geen groei. In je missers zit ook je grootste groei. Als iets echt niet ging zoals je dat wilde, dan is de kans groot dat dat een van je grootste leerervaringen is. Als je er echt last van hebt gehad, is de kans klein dat je zoiets gaat herhalen. Dat is dan misschien wel pijnlijk geweest, maar misschien had je dat ook nodig om het te leren.

13. Wees bewust van wat en hoe je praat

Luister zodanig naar je eigen stem zodat je hoort wat je zegt wanneer je met cliënten, collega's en leidinggevenden praat. Door je bewust te zijn, kun je leren kijken naar waar je effectief was en waar het nog beter kan. Ook kun je eerder ingrijpen als er iets niet helemaal gaat zoals je wilt. Communicatie is een van de meest belangrijke sleutels in succesvolle relaties. Als je voor jezelf weet dat dit niet je sterkste punt is, dan is dit iets waar je in de onder punt 11 genoemde vrije agendaruimte tijd voor kunt inruimen. Communicatie is te belangrijk om te verwaarlozen. En zelfreflectie op hoe je communiceert een belangrijke sleutel om jezelf te kunnen verbeteren.

14. Ontspan je

Hoe meer je gespannen bent, hoe krampachtiger je met tijd omgaat. Relax, haal diep adem, zet je voeten op de grond, ga stevig in je stoel zitten. Doe dit van tijd tot tijd, maar zeker als je je gestrest voelt. Wanneer de spanning en stress toeneemt, word je over het algemeen steeds minder productief. De kans op missers neemt toe en dat laat de spanning weer toenemen. Grijp op tijd in, voordat de stress te groot is. Voor veel van bovenstaande punten geldt: Het zijn geen eenmalige acties. Je eigen gedragspatronen via het principe van Altijd Doorgaande Verbetering steeds beter maken, zorgt voor continue groei. Stel jezelf steeds een klein overzichtelijk nieuw doel. Maak er een gewoonte van. En kies een nieuw klein doel. Met jezelf afspreken om beter te voelen wat je voelt en jezelf bewust te ontspannen maak je een goed begin!

Voel ik wat ik voel?

15. Gelijkmatige aandacht

Doe je werk met een lichte en gelijkmatige aandacht. Wees je ervan bewust wanneer je met aandacht bezig bent en wanneer je je aandacht verliest. Merk de momenten en omstandigheden op waarop je je goed kunt concentreren. Ontdek je patronen en stel ze waar je dat nodig vindt bij. Hoe beter je jezelf vanuit de waarnemerpositie kunt observeren, des te gemakkelijker kun je op allerlei verschillende momenten bijsturen. Wees daarom zo mindful mogelijk.

16. Belangrijke energiebronnen zijn:

Alles wat we doen daar hebben we energie voor nodig. In feite is alles energie en informatie. Dat betekent dat het managen van je energie een belangrijk uitgangspunt is. Vraag jezelf daarom bij de dingen die je doet af: Krijg ik hier energie van of kost het me energie? Alles wat energie kost, is een aanslag op je gezondheid. En dat betekent ook dat je meer tijd moet gaan besteden aan dingen waar je wel energie van krijgt. Twee belangrijke energiebronnen zijn:

Gratis e-book Van Wens naar Werkelijkheid downloaden?

Heb jij ook een stevig doel en commitment? Een doel en commitment zijn de belangrijkste voorwaarden. Als je weet wat je wilt en je hebt genoeg reden om het te willen bereiken, dan volgt daar min of meer automatisch de af te leggen weg uit. Wil je weten hoe je je doelen kunt bereiken? Download dan mijn gratis Ebookje: Van wens naar werkelijkheid

Ebookje Van Wens naar werkelijkheid

Coaching?

Wil je ook leren moeiteloos je doelen te bereiken? Meld je dan nu aan voor individuele coaching. De gesprekken vinden plaats op het Zuidvliet 292 A in Leeuwarden, Friesland. 

Coaching




Nelly de Jong

Mijn passie is het begeleiden van mensen met werk- en levensvragen. Dat doe ik al meer dan vijfentwintig jaar met veel plezier. In de afgelopen jaren heb ik honderden mensen via coaching, loopbaanbegeleiding en outplacement begeleid en ze een duwtje in de rug gegeven. Mijn specialisme is werkende moeders goed voor zichzelf te laten zorgen.

Meer over Nelly de Jong


« Assertiviteit: Grenzen en assertieve communicatie
Communicatie: Waarnemen en beoordelen »

Gratis E-book Van Wens Naar Werkelijkheid



Al meer dan 5.000 keer gedownload

Trainingen over dit onderwerp

DatumTrainingLocatie
Wo 16 januari '19Wat zijn jouw energievreters? En wat kun je eraan doen?Leeuwarden, meld je aan

Misschien vind je dit ook leuk:

Meer grenzen en balans en Effectiviteit


Facebook-reacties op dit artikel

Reageer op Effectiviteit: Tips voor tijdmanagement

Naam:
E-mailadres: (wordt niet weergegeven)
Website:
Nieuwsbrief: Abonneer mij op de nieuwsbrief van ConFront Coaching en Training
Reacties: Stuur mij een e-mail bij volgende reacties
Reactie:
  Om hier te kunnen reageren dien je geabonneerd te zijn op de nieuwsbrief.
 

ConFront is niet verantwoordelijk voor geplaatste reacties, aanvaardt geen enkele vorm van eventuele aansprakelijkheid en behoudt zich het recht zonder aankondiging reacties in te korten of te verwijderen, als dit gepast wordt geacht. Het veld 'website' is optioneel. Je link wordt gekoppeld na controle van de reactie.